Privacybeleid

Als uw uitvaartplanner vinden wij uw privacy rechten belangrijk. Jouw persoonsgegevens worden op een wettelijke, eerlijke en transparante manier verwerkt. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe Sereni jouw persoonsgegevens verwerkt.

Sereni NV, Jan Van Gentstraat 7/402, 2000 Antwerpen, ondernemingsnummer 0463.338.811 (RPR Antwerpen, afdeling Antwerpen), BTW BE0463 338 811, sereni@sereni.be

Artikel 1: Algemeen

A — Sereni respecteert uw privacy

Als uw uitvaartplanner vinden wij uw privacy rechten belangrijk. Jouw persoonsgegevens worden op een wettelijke, eerlijke en transparante manier verwerkt. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe Sereni jouw persoonsgegevens verwerkt. In sommige gevallen vraagt Sereni om persoonsgegevens via de website sereni.be en via de deelwebsites van de uitvaartondernemers die deel uitmaken van ons netwerk. We verwerken deze persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.

B — Wat zijn persoonsgegevens en wat wordt verstaan onder verwerking van persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is iedere informatie betreffende een persoon die direct of indirect geïdentificeerd kan worden. Het begrip “persoonsgegeven” is zeer breed. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen vertrouwelijke/publiek toegankelijke en professionele/niet professionele informatie. Bijvoorbeeld: een gebruikersnaam, een naam, een foto, een nummer van de sociale zekerheid, een intern registratienummer, een nummerplaat, een postadres, een telefoonnummer, locatiegegevens, een online gebruikersnaam (zoals een IP adres), een klankopname, … Indien het koppelen van verschillende informatie (leeftijd, geslacht, stad, diploma, enz.) of het gebruik van verschillende technische middelen tot één persoon leidt (“singling out”), worden de gegevens nog als persoonsgegevens beschouwd. Gegevens van overleden personen en ongeborenen vallen niet onder de geldende wetgeving.

Verwerken is wederom een heel ruim begrip. Zelfs al geef je enkel persoonsgegevens door en doe je er zelfs niet mee, ben je al een verwerker. Enkele voorbeelden van mogelijke verwerkingen:

• Verzamelen: Verzamelen, opnemen en afleiden.
• Opslaan: Opslaan, structureren, bewaren, organiseren.
• Gebruiken: Raadplegen, consulteren, bekijken, updaten, wijzigen, combineren, linken, actualiseren.
• Transfereren: Delen, mailen, verzenden, doorgeven.
• Archiveren: Wissen, verwijderen, archiveren.

Welke gegevens we over u verwerken

Sereni NV verwerkt in het kader van haar werkzaamheden uw Persoonsgegevens. Het gaat daarbij om:

• Categorie 1, op basis van cookies: uw IP-adres en details over uw bezoek op onze Website;
• Categorie 2, bij registratie of via één van de invulformulieren op onze Website: uw naam en voornaam, eventueel de naam van uw bedrijf en BTW-nummer, adresgegevens, uw e-mail, telefoon en eventuele andere gegevens die u ons overmaakt in het vrije invulveld;
• Categorie 3, als u ons belt of mailt: uw e-mailadres en/of telefoonnummer, evenals de gegevens die u zelf vrijgeeft;
• Categorie 4, bij inschrijving op onze nieuwsbrief: uw e-mailadres;
• Categorie 5, bij het plaatsen van een bestelling: uw naam en voornaam, eventueel de naam van uw bedrijf en BTW-nummer, adresgegevens, telefoon en uw e-mail.

C — Sereni, wie zijn we?

Sereni is een netwerk van uitvaartondernemers die zich verenigen onder één juridische entiteit waarin expertise, ervaring, infrastructuur en middelen worden gedeeld. Sereni NV heeft haar maatschappelijke zetel in de Jan Van Gentstraat 7/402, 2000 Antwerpen, 0463.338.811 (RPR Antwerpen, afdeling Antwerpen), BTW BE0463 338 811, sereni@sereni.be.

D — Verantwoordelijke voor de verwerking

Sereni NV is overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG – ook gekend als GDPR – wetgeving verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit houdt in dat zij de doeleinden en de middelen voor de verwerking zelf bepaalt en dat zij verantwoordelijk is voor de naleving van de wettelijke vereisten.

Artikel 2: Uw rechten als uw persoonsgegevens worden verwerkt

A — Welke zijn je rechten wanneer Sereni jouw persoonsgegevens verwerkt?

Als we jouw persoonsgegevens verwerken, heb je volgende rechten:

• Recht op informatie: We informeren je via deze privacyverklaring en vragen je waar vereist om je toestemming. De persoonsgegevens worden enkel op je eigen initiatief verwerkt. De rouwdeelnames worden slechts 8 maanden bijgehouden en zijn enkel beschikbaar voor de contactpersoon van de familie via een login en paswoord. De verwerking buiten de Europese Economische Ruimte is beperkt tot de opslag in een database gehost op servers buiten de EER. Het verwijderen van de opgeslagen persoonsgegevens met betrekking tot de rouwdeelname en koffietafelbevestiging worden automatisch na 8 maanden verwijderd.
• Recht op inzage: Om je rechten uit te oefenen volstaat het om een vraag te stellen via privacy@sereni.be.
• Recht op bezwaar: Vraag om de verwerking te stoppen. Vb uitschrijven nieuwsbrief – Sereni gebruikt geen persoonsgegevens voor nieuwsbrieven. Vb intrekken van eerder gegeven toestemming – Een rouwdeelname is niet repetitief. Vb stoppen van profilering – Sereni gebruikt geen persoonsgegevens voor marketingdoeleinden.
• Recht op wissen: Vraag om gegevens te wissen is van toepassing indien gegevens niet meer nodig zijn voor doeleinde waarvoor ze verzameld zijn, of jouw gegevens onrechtmatig zouden verwerkt zijn.
• Recht op overdraagbaarheid: Gegevens kunnen overdragen naar andere leverancier.

Indien je één van bovenstaande rechten wil uitoefenen kan je mailen naar privacy@sereni.be. Je kan ook de rechten uitoefenen voor de minderjarige van wie je (wettelijk) vertegenwoordiger bent. Je kan ook steeds terecht bij de Belgische privacycommissie indien je meer informatie wenst of wanneer je niet akkoord gaat met onze privacy-policy. Meer duiding op de website van de Belgische privacycommissie: www.privacycommission.be.

B — Sereni gebruikt persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden

Onder direct marketing wordt verstaan: “alle activiteiten die het mogelijk maken om goederen en diensten aan te bieden of andere geadresseerde boodschappen te verzenden aan een deel van de bevolking via de post, de telefoon of andere middelen, gericht op het informeren of het uitlokken van een reactie van de betrokkene alsmede enig daarmee verband houdende dienst.” We gebruiken uw persoonsgegevens ook voor direct marketing, maar alleen als u ons hiervoor uitdrukkelijke toestemming geeft (“opt-in”) of als u een van onze bestaande klanten bent. U kan uw toestemming voor direct marketing op elk moment intrekken, zonder kost en zonder dat u daarvoor een reden moet geven. Al onze mails bevatten speciaal daarvoor een uitschrijflink onderaan in deze mail.

B — Hoe wij uw gegevens delen met derden

Wij geven uw Persoonsgegevens niet door aan derden, behalve met uw voorafgaande toestemming. Als wij onze activiteiten ooit stopzetten of overdragen aan iemand anders, bijvoorbeeld omdat we failliet gaan of onze activiteiten verkopen, dan kan dat betekenen dat uw Persoonsgegevens aan derden, die geheel of gedeeltelijk onze activiteiten gaan overnemen, worden overgedragen. Sereni NV zal je in dat geval steeds in de mate van het mogelijke vooraf informeren, maar je begrijpt dat dit niet onder alle omstandigheden technisch of commercieel haalbaar is. In zeldzame gevallen kunnen wij verplicht zijn om Persoonsgegevens bekend te maken op basis van een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving. Wij proberen u naar best vermogen vooraf te informeren, tenzij dat om wettelijke redenen niet kan.

Artikel 3: Waarvoor verzamelt en verwerkt Sereni jouw persoonsgegevens?

Sereni verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden en op basis van verschillende rechtvaardigingsgronden. We verwerken per doeleinde alleen de persoonsgegevens die relevant zijn. Zo worden onder andere persoonsgegevens verwerkt omwille van:

A — Digitale rouwdeelname

Het digitaal achterlaten van rouwdeelname bestaat al meer dan 15 jaar en is een logisch gevolg van onze funeraire cultuur waar mensen een deelnemingskaartje bezorgden aan de familie, via de uitvaartplanner. Het is onze opdrachtgever als vertegenwoordiger van de overledene die de dienstverlening vraagt om de mogelijkheid voor digitaal condoleren open te stellen voor de gebruikers van de Sereni website. De gebruiker – de persoon die een rouwdeelname achterlaat voor de familie – zal individueel zijn of haar toestemming moeten verlenen om de rouwdeelname op te slaan en beschikbaar te stellen voor de opdrachtgever van de familie. Enkel de opdrachtgever heeft toegang tot de berichten door het gebruik van een persoonlijke login en paswoord. De achtergelaten rouwdeelname is nooit openbaar. Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever of en aan wie hij/zij toegang verleent tot de berichten.

B — Digitale koffietafelbevestiging

Het digitaal bevestigen van je aanwezigheid op de koffietafel bestaat al meer dan 15 jaar en is er gekomen op verzoek van de families. Het is onze opdrachtgever als vertegenwoordiger van de overledene die de dienstverlening vraagt om de mogelijkheid voor digitaal bevestigen open te stellen voor de gebruikers van de Sereni websites. De gebruiker – de persoon die zijn aanwezigheid bevestigd – zal individueel zijn of haar toestemming moeten verlenen om de persoonsgegevens nodig voor de telling van het aantal aanwezigen op te slaan en beschikbaar te stellen voor de opdrachtgever van de familie. Enkel de opdrachtgever heeft toegang tot de berichten door het gebruik van een persoonlijke login en paswoord. De achtergelaten persoonsgegevens zijn nooit openbaar. Het is de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever of en aan wie hij/zij toegang verleent tot deze gegevens.

C — Online rouwbloemen

De Sereni website biedt de mogelijkheid om online bloemen te bestellen. Om de verkoopsovereenkomst mogelijk te maken worden persoonsgegevens gevraagd en opgeslagen. Om de correcte levering van de rouwbloemen op de uitvaart te garanderen wordt enkel gevraagd naar de strikt noodzakelijke gegevens. Deze gegevens worden nooit gebruikt voor marketingdoeleinden.

D — Sereni app

Tijdens het intakegesprek wordt de Sereni app (interne software) gebruikt. Hierbij worden enkel de persoonsgegevens van de opdrachtgever opgeslagen nodig om onze contractuele verbintenis correct te kunnen uitvoeren.

E — Rouwcommunicatie

In onze funeraire cultuur wordt het overlijden medegedeeld via een rouwcommunicatie. Dit gebeurt dus ook digitaal (online rouwberichten). In de rouwcommunicatie worden de voornamen en namen van de directe en mogelijk indirecte familieleden opgenomen. Het is de opdrachtgever die bepaalt welke persoonsgegevens worden opgenomen in de rouwcommunicatie. Sereni gaat er van uit dat de opdrachtgever hiervoor de morele toestemming heeft van de betrokkenen.

F — Opname van beeldmateriaal

Op verzoek van de opdrachtgever kunnen beelden worden opgenomen van het afscheid in één van de Sereni afscheidslocaties. Dit beeldmateriaal wordt exclusief overgedragen op memory stick aan de opdrachtgever en niet bewaard door Sereni. Het is de opdrachtgever die bepaalt aan wie hij/zij de beelden overdraagt en informeert de opdrachtgever dat de opnames alleen mogen verdeeld worden aan personen uit de beperkte familie-, vrienden- en kennissenkring. Dit type van opnames is enkel gericht naar de voorganger, de lezers en de overledene, dus niet naar het publiek om de privacy van de bezoekers optimaal te respecteren.

G — Videobewaking

Camera’s in onze toonzalen en ontvangstruimten zijn er uitsluitend om onze operationele dienstverlening vlot te laten verlopen. Ze worden niet gebruikt om personeelsleden en/of bezoekers te controleren en er worden geen opnames gemaakt en bewaard.

H — Contactformulier op onze websites

De verzamelde gegevens worden enkel gebruikt om antwoord te kunnen geven op de gestelde vraag.

I — Algemene doeleinden

• Categorie 1: het verzorgen en verbeteren van onze Website en het opnemen van Persoonsgegevens in anonieme statistieken, marketingtoepassingen waaruit de identiteit van specifieke personen of bedrijven niet achterhaald kunnen worden, met als rechtsgrond uw expliciete, voorafgaande toestemming bij uw eerste bezoek aan onze Website.
• Categorie 2 en 3: het kunnen beantwoorden van de vraag die u hebt gesteld met als rechtsgrond uw expliciete, voorafgaande toestemming online en ons gerechtvaardigd belang bij telefonisch contact.
• Categorie 2, 3 en 4: direct marketing, nieuwsbrieven, acties en promoties, met als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang ten aanzien van bestaande klanten dan wel uw expliciete, voorafgaande toestemming als u nog geen klant bent. U kan op elk ogenblik aangeven dat u niet langer onze nieuwsbrieven wil ontvangen via de opt-out mogelijkheid in onze nieuwsbrieven of door ons rechtstreeks te contacteren per mail of telefoon.
• Categorie 5: de levering en facturatie van door u bestelde producten of diensten, met als rechtsgrond het uitvoeren van een overeenkomst waarom u verzocht heeft.

Artikel 4: Sereni verkoopt of exploiteert persoonsgegevens niet commercieel via derden

Sereni zal uw Persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals beschreven in deze privacyverklaring of tenzij met uw voorafgaande toestemming.

Artikel 5: Verwerking van gegevens binnen Sereni

A — Het doorgeven en ontvangen van persoonsgegevens binnen Sereni

SERENI NV kan jouw (persoons)gegevens doorsturen naar een andere entiteit van SERENI NV, in België of daarbuiten, of deze gegevens verwerken als ze legitiem werden verzameld bij een andere entiteit van SERENI NV. Dit geldt voor zover er geen wettelijk beletsel is.

B — Sereni garandeert een evenwaardige bescherming van uw persoonsgegevens door alle haar entiteiten

SERENI NV ziet erop toe dat binnen haar entiteiten de Europese normen van gegevensbescherming op persoonsgegevens worden toegepast.

C — Waarom worden gegevens uitgewisseld binnen Sereni?

De uitwisseling binnen SERENI NV kan gebeuren met het oog op naleving van wettelijke vereisten, beoordeling voor het sluiten van een contract of uitvoering van een overeenkomst: gecentraliseerd, gecoördineerd of efficiënt beheer van klanten en/of ondersteuning daarvan; studies, modellen en statistieken maken; de uitoefening en de verdediging van de rechten van SERENI NV.

Artikel 6: Juistheid van de opgegeven persoonsgegevens

Door het meedelen van jouw persoonsgegevens garandeer je dat deze juist en volledig zijn. SERENI NV kan je bij het meedelen van valse identiteiten, onvolledige of onjuiste gegevens tijdelijk of definitief iedere toegang tot de websites www.sereni.be of haar deelsites weigeren.

Artikel 7: Beveiliging

SERENI NV verbindt zich ertoe alle mogelijke maatregelen te nemen om de veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen. Wij hebben de gepaste veiligheidsmaatregelen genomen op technisch en organisatorisch vlak om de veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen. In geen geval kan SERENI NV aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

Artikel 8: Persoonsgegevens van minderjarigen

SERENI NV let erop dat de privacy van minderjarigen wordt beschermd en moedigt ouders en voogden aan om actief betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen.

Artikel 9: Toestemming

Als opdrachtgever of als je persoonsgegevens doorgeeft aan SERENI NV, dan wordt vermoed dat je instemt met de verwerkingen beschreven in deze privacyverklaring.

Artikel 10: Website-cookies

Hiervoor verwijzen we je naar ons 'cookiesbeleid' terug te vinden op onze websites in de footer. Een cookie is een klein tekstbestandje met gegevens dat een website (wanneer een gebruiker deze bezoekt) op uw apparaat wil opslaan om zodoende informatie over u, zoals uw taalvoorkeur of inloginformatie, te kunnen herinneren. Deze cookies worden door ons ingesteld en heten interne cookies. Daarnaast gebruiken we externe cookies, namelijk cookies van een ander domein dan waar u zich bevindt.

We gebruiken de cookies en andere tracking-technologieën voor de volgende doeleinden: strikt noodzakelijke cookies (nodig om de website te laten werken), prestatiecookies (om bezoekers en hun herkomst te tellen en de website te analyseren en verbeteren), functionele cookies (voor extra functies en persoonlijke instellingen) en marketingcookies (voor het samenstellen van een interesseprofiel en tonen van relevante advertenties).

Bij uw eerste bezoek aan onze Website wordt u gevraagd om onze cookies te aanvaarden. U kan daarna uw keuzes op elk ogenblik zelf beheren. Als u verder nog vragen of opmerkingen heeft over de verwerking van uw Persoonsgegevens, contacteer ons dan per e-mail op sereni@sereni.be, per post naar Sereni NV – Jan Van Gentstraat 7/402, 2000 Antwerpen. Meer informatie over cookies vindt u ook op: http://www.allaboutcookies.org/. Meer informatie over online behavioural advertising en online privacy vindt u hier: http://www.youronlinechoices.eu/.

Artikel 11: Social media

Als je deelneemt aan forums via verschillende sociale media als Facebook, Twitter enz. moet je vertrouwd zijn met de hulpmiddelen die deze sites bieden voor het instellen van jouw voorkeuren voor het delen van persoonsgegevens via uw sociale-mediaprofiel(en). SERENI NV is gebonden aan het privacybeleid van deze derden en raadt je aan de betreffende privacyverklaring door te nemen. Om te vermijden dat Facebook, LinkedIn of Instagram je bezoek aan onze website koppelt aan jouw gebruikersaccount van deze providers, moet je jezelf afmelden voordat je de websites van SERENI NV bezoekt.

Artikel 12: Overdracht aan een verwerker buiten de EER

Bij elke overdracht van persoonsgegevens aan een verwerker buiten de Europese Economische Ruimte (EER) doet Sereni NV dit steeds in overeenstemming met de voorwaarden van deze Privacyverklaring en volgt Sereni NV de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming om afdoende waarborgen te garanderen.

Artikel 13: Hoelang worden gegevens bewaard

We bewaren uw Persoonsgegevens zolang dit noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking. Gegevens voor nieuwsbrieven: we bewaren uw gegevens zolang je jouw toestemming niet hebt ingetrokken; ben je een bestaande klant dan bewaren we uw gegevens hiervoor tot 10 jaar na de laatste bestelling. Facturatiegegevens: ingevolge de wettelijke verplichtingen rond boekhouding bewaren we uw gegevens tot 10 jaar na de laatste factuurdatum.

Artikel 14: Uw rechten

U heeft het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens en van het gebruik dat wij van die persoonsgegevens maken. U heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. U mag in een aantal gevallen opgesomd in de GDPR ook vragen om de verwerking van uw Persoonsgegevens te beperken. U heeft het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als u daar ernstige en legitieme redenen voor hebt. U heeft ook steeds het recht om zich te verzetten tegen het gebruik van persoonsgegevens voor doeleinden van direct marketing. U beschikt over het recht om uw Persoonsgegevens in digitale en leesbare vorm op te vragen en/of te laten overdragen aan een andere dienstverlener van uw keuze. Voor zover onze verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, heeft u het recht om die toestemming in te trekken.

U kan uw rechten uitoefenen per e-mail naar sereni@sereni.be, per post naar Jan Van Gentstraat 7/402, 2000 Antwerpen. U beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, Tel: +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be. U kan desgevallend ook terecht voor de burgerlijke rechtbank voor het vorderen van schadevergoeding.

Artikel 15: Verwerkersovereenkomst

Als verwerkingsverantwoordelijke mogen wij voor de verwerking van persoonsgegevens enkel een beroep doen op verwerkers die de nodige garanties bieden op vlak van deskundigheid, betrouwbaarheid en middelen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht ons om met deze partijen verwerkersovereenkomsten af te sluiten waarin we afspraken maken over het onderwerp, de duur, de aard en de doeleinden van de verwerking, het soort persoonsgegevens dat wordt verwerkt en de categorieën van betrokkenen. Omdat we geconfronteerd worden met een veelheid aan verwerkersovereenkomsten, hanteren we altijd een generiek model als standaard afsprakenkader.